Pipedrive VS Zoho CRM: Zwei Vertriebs-CRMs zur Verwaltung Ihrer Pipeline und Skalierung Ihrer Umsatzprozesse

Wenn Ihr Erfolg davon abhängt, dass Ihr Vertriebsteam das CRM übernimmt, ist Pipedrive in der Regel die bessere Lösung, da die Benutzeroberfläche (UX) speziell für die täglichen Aufgaben von Vertriebsmitarbeitern entwickelt wurde. So wissen die Nutzer immer, was als Nächstes zu tun ist, ohne ein eigenes Playbook erstellen zu müssen.

Wenn Sie jedoch einen komplexen Prozess haben, bei dem bestimmte Abläufe eingehalten werden müssen, ist Zoho CRM meist besser geeignet als Pipedrive. Falls das Hauptproblem darin besteht, dass Ihr Vertriebsteam das CRM nicht aktualisiert, kann ein flexibleres System zusätzliche Herausforderungen mit sich bringen – vorausgesetzt, Sie sind bereit, Zeit und Geld in die Entwicklung von Prozessen zu investieren, um das neue System zu unterstützen und Ihr Team zur Einführung der neuen Abläufe zu befähigen bzw. zu verpflichten.

Pipedrive ist ideal für Teams, die mit dem klassischen Vertriebs-Pipeline-Modell arbeiten: Akquise, Qualifizierung, Meetings, Angebotserstellung, Verhandlung, Abschluss. Pipedrive eignet sich besonders für Unternehmen, die ein CRM suchen, das Disziplin fördert, um den nächsten Schritt zu machen statt nur eine passive Dokumentation zu ermöglichen.

Außerdem ist Pipedrive ideal für Gründer und Vertriebsleiter, die regelmäßig Pipeline-Reviews und Coachings durchführen möchten, da das Tool zeigt, wie der Vertriebsprozess läuft und wo Engpässe entstehen.

Ja – wenn Sie Zoho CRM hauptsächlich für die Verwaltung von grundlegenden Kontakten, Deals, Aufgaben und Automatisierungen nutzen und keine komplexen benutzerdefinierten Module oder Workflow-Funktionen über mehrere Apps hinweg benötigen. Dadurch können Sie Ihren administrativen Aufwand verringern und die Umsetzung beschleunigen.

Nein – wenn Ihr Zoho CRM stark in verschiedene Bereiche Ihres Unternehmens integriert ist (z. B. Freigabe-Workflows mit mehreren Teams, komplexe Routing-Logik, aufwendige Anpassungen usw.) und eng mit anderen Zoho-Anwendungen verbunden ist. Ein Ersatz wäre zwar theoretisch möglich, würde aber eher eine Systemmigration als einen einfachen CRM-Wechsel bedeuten.

Im Allgemeinen kann Zoho CRM bei den Einstiegskosten günstiger sein als die Konkurrenz (vor allem, wenn man die völlig kostenlose Version berücksichtigt, fällt der Preisunterschied noch stärker ins Gewicht). Betrachtet man nur die Kosten pro Nutzer bei der günstigsten Lösung, ist Zoho in der Regel preiswerter als andere Anbieter.

Allerdings sind neben den "Kosten pro Nutzer" auch weitere Faktoren bei den Gesamtkosten zu berücksichtigen – etwa Time-to-Value, Onboarding-Zeit, Schulungen, Compliance-/Governance-Kosten und administrativer Aufwand. Wenn Pipedrive es ermöglicht, Kunden schnell startklar zu machen und die Pflege der Pipeline-Daten einfacher ist (je sauberer die Daten, desto weniger Aufwand für die Pflege), kann dies insgesamt eine kostengünstigere Lösung sein.

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Was besser ist, hängt davon ab, welche Art von Optimierung Sie suchen. Wenn Sie zum Beispiel eine umfassende Lösung für Marketing, Vertrieb und Service in einem einzigen System benötigen, ist ein CRM mit einem breiten Ökosystem (Suite) die bessere Wahl. Benötigen Sie hingegen eine Plattform mit einem anpassbaren Datenmodell, das sich tiefgehend auf spezifische Anforderungen zuschneiden lässt, empfiehlt sich eher ein Platform-First-CRM.

Als mögliche Alternative zu Pipedrive empfehle ich, zunächst Pipedrive mit einem Beispiel für ein Suite-CRM wie Pipedrive vs HubSpot zu vergleichen.

Zoho hat das Potenzial, für viele Unternehmen einige Elemente einer "Google"-ähnlichen Lösung zu ersetzen, wenn sie darüber nachdenken, E-Mail, Dokumente, Projekte und CRM-Funktionen auf einer zentralen Plattform zu bündeln und alles aus einer Hand zu verwalten.

Einer der größten Vorteile von Zoho ist die Reduzierung der Anzahl an Anbietern, die integriert und verwaltet werden müssen, ebenso wie die Anzahl der Schnittstellen für die Integration von Anwendungen und Daten. Ein vollständiger Austausch findet selten schwarz-weiß statt. Die meisten Entscheidungen zum Wechsel basieren darauf, welche spezifischen Workflows standardisiert werden sollen (z.B. Vertrieb, Support, Rechnungsstellung, Zusammenarbeit), wie komplex die Migration von einer Anwendung zur anderen ist und wie viel Nutzerakzeptanz erforderlich ist.

Wenn Zoho ausschließlich als CRM genutzt werden soll, empfiehlt es sich, sich auf die CRM-Anwendung zu konzentrieren, die das größte Potenzial für Wachstum in den umsatzrelevanten Prozessen Ihres Unternehmens bietet. Nach dieser Entscheidung können Sie dann weitere Lösungen zu Ihrer Gesamtstrategie hinzufügen.

Zoho CRM ist in der Regel eingeschränkt, wenn ein Unternehmen spezifische Entitätsformulare, individuelle Beziehungen zwischen Datensätzen und spezielle Layouts für verschiedene Nutzer oder Rollen benötigt. In solchen Fällen wirkt Zoho CRM eher wie eine anpassbare Business-Plattform und weniger wie ein klassisches CRM.

Pipedrive bietet zwar gewisse Anpassungsmöglichkeiten, ist jedoch stark darauf ausgerichtet, den Vertriebsprozess zu optimieren. Das erleichtert die Einführung, kann aber die Nutzung des CRM als operative Grundlage für verschiedene Abteilungen einschränken.

Wenn das System die Komplexität der realen Welt abbilden soll, wählen Sie Zoho CRM. Wenn Sie Wert auf einen schnellen und einfachen Verkaufsprozess legen, ist Pipedrive die richtige Wahl.

Pipedrive ist eine hervorragende Lösung in einem idealen Best-of-Breed-Stack – du kannst zahlreiche andere Tools wie Terminplanung, Datenanreicherung, Angebotserstellung, Chat und Kundenservice in deine Pipedrive-Instanz integrieren, ohne dich an einen einzigen Anbieter binden zu müssen.

Wenn du dich für eine Suite-Strategie entscheidest (also konsolidierst), wird Zoho CRM zu einer attraktiveren Option. Der Vorteil einer Suite liegt in weniger Schnittstellen zwischen den Anwendungen durch bessere Integration, zentraler Verwaltung und einer besseren bereichsübergreifenden Übersicht – vorausgesetzt, dein Unternehmen kann diese Strategie umsetzen.

Pipedrive bietet dir also deutlich mehr Freiheit als Zoho CRM. Möchtest du jedoch eine einheitliche CRM-Umgebung schaffen, passt Zoho CRM strategisch möglicherweise besser zu deinen Zielen.

Teams, die Automatisierungen für Prozessabläufe im Unternehmen einrichten möchten – etwa für Freigabeebenen, regelbasiertes Routing oder mehrstufige automatisierte Prozesse zur Steigerung der Konsistenz – sollten Zoho CRM in Betracht ziehen. Die Tiefe der Workflows von Zoho ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit mehreren Pipelines in verschiedenen Abteilungen oder bei strikt einzuhaltenden Prozessen.

Pipedrive steht für effiziente, unkomplizierte Automatisierung. Es eignet sich ideal, um den "Housekeeping"-Bereich des Betriebs zu steuern, Promos durch verschiedene Phasen zu bewegen, Aufgaben zu erstellen, interne Benachrichtigungen zu versenden und Stagnationen zu vermeiden.

Wenn Ihre Automatisierungsanforderungen Teil eines "Revenue Operations"-Modells sind, passt Zoho CRM vermutlich besser. Geht es Ihnen vor allem darum, das Team effizient und ohne Arbeitsunterbrechungen zu organisieren, ist Pipedrive wahrscheinlich die bessere Wahl.

Support in dieser Situation lässt sich im Wesentlichen durch die Reaktionszeit definieren; noch wichtiger ist jedoch, wie aufwendig es für Ihr Support-Team ist, die Ursache eines Problems zu finden – etwa wenn ein Workflow nicht funktioniert, eine Integration fehlschlägt oder ein Endnutzer ein Element in der Anwendung nicht findet. In vielen Fällen erleichtert Pipedrive mit seinem klaren Fokus die Identifikation und Behebung auftretender Probleme.

Mit Zoho CRM lassen sich sehr komplexe Anwendungen und Systeme erstellen, doch diese umfangreichen Möglichkeiten führen häufig auch zu mehr potenziellen Konfigurationsfeldern, die zusätzliche Herausforderungen im Unternehmen verursachen können. Die meisten Organisationen verfügen jedoch über ausreichend Personal, um die Komplexität solcher Systeme zu managen, indem sie jemanden als „CRM-Verantwortlichen“ benennen.

Für Organisationen, die administrativ wenig Ressourcen haben und ein funktionierendes CRM-System ohne hohe laufende Kosten benötigen, ist Pipedrive daher oft die praktischere Lösung im Vergleich zu Zoho CRM.

Da die Plattform speziell als Vertriebsumgebung und nicht als Einstellungsoberfläche entwickelt wurde, können Vertriebsmitarbeitende Promos per Drag-and-Drop durch verschiedene Phasen bewegen, Kundeninteraktionen dokumentieren und Folgeaufgaben planen – und das mit minimalem Aufwand, um benötigte Informationen zu finden. Benutzerfreundlichkeit ist nicht nur eine oberflächliche Funktion einer Anwendung; sie hat einen großen Einfluss auf die Zuverlässigkeit von Prognosen und die Gesamtqualität der Daten im System.

Obwohl Zoho CRM nach der Konfiguration von Layout, Feldnamen und Berechtigungen einfach zu bedienen sein kann, werden die meisten Nutzer feststellen, dass Zoho CRM erst nach dieser Einrichtung leicht nutzbar ist. Pipedrive hingegen ist sofort einsatzbereit.

Wenn Sie ein System schnell für ein kleines bis mittelgroßes Vertriebsteam einführen möchten, bietet Pipedrive generell den klaren Vorteil in Sachen Benutzerfreundlichkeit. Einen direkten Funktionsvergleich der Lösungen finden Sie unter Pipedrive vs HubSpot.

Pipedrive bietet die besten Funktionen für das Pipeline-Management. Es sorgt dafür, dass die Verwaltung der Pipeline für Vertriebsmitarbeitende zur Routine wird. Pipedrive erinnert kontinuierlich daran, den nächsten Schritt im Verkaufsprozess zu gehen, und zeigt klar an, wenn eine Gelegenheit zu lange unbearbeitet bleibt. Für Führungskräfte bedeutet das weniger Zeitaufwand für Diskussionen über den Stand der Deals in der Pipeline und mehr Zeit, um ihr Team beim erfolgreichen Abschluss zu unterstützen.

Zoho CRM eignet sich zwar ebenfalls gut für das Pipeline-Management wie Pipedrive, legt aber weniger Wert auf die Pflege der Deals. Ohne klare Steuerung besteht die Gefahr, dass Teams zahlreiche Felder und Workflows anlegen, die zwar sinnvoll erscheinen, jedoch letztlich die Umsetzung verlangsamen.

Wenn Sie regelmäßig Pipeline-Meetings abhalten und ein CRM-System suchen, das Verantwortlichkeit von Grund auf unterstützt, bietet Pipedrive in der Regel ein durchdachteres Nutzererlebnis und niedrigere Einstiegshürden als Zoho CRM.

Zoho CRM ist preislich attraktiv für kleine Teams und bietet eine hervorragende Möglichkeit, das Produkt kostenlos zu testen. Das macht es besonders interessant, wenn das Unternehmen nur ein sehr kleines Budget für Vertriebslösungen hat oder viele Funktionen benötigt.

Wenn Pipedrive dazu beiträgt, dass Ihr Team das Tool schneller annimmt und die Pipeline genauer pflegt als bei Zoho CRM, liefert Pipedrive voraussichtlich den besten ROI. Gleichzeitig werden versteckte Kosten wie Schulungsaufwand, unterschiedliche Nutzungsgrade im Team und die Qualität der Prognosen reduziert. (Siehe Pipedrive vs. Zoho CRM)

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