La vidéoconférence aussi appelée visioconférence est un procédé technique permettant à diverses personnes de communiquer à distance. Cette forme de communication en ligne et en temps réel peut être organisée de diverses manières en utilisant des moyens numériques comme un navigateur Web, un ordinateur ou une application mobile dédiée.Ceci permet alors d’organiser des réunions virtuelles réunissant plusieurs interlocuteurs. Idéal pour le travail d’équipe, une solution de visioconférence offre la possibilité à tous les participants d’échanger, quelle que soit la distance qui les sépare. Pour cette raison, ce mode de communication et de travail collaboratif est de plus en plus prisé et il est très fréquent qu’une entreprise utilise fréquemment un logiciel de visioconférence.

Différentes solutions de vidéoconférence permettent de réunir les collaborateurs et décideurs pour maximiser l’efficacité des startups. Toutefois, il est essentiel de sélectionner soigneusement son logiciel pour organiser des réunions de qualité. ZoomUne des solutions incontournables pour des visioconférences performantes, l’outil Zoom vous permet de bénéficier d’une excellente qualité sonore et visuelle. De plus, il s’agit d’une solution polyvalente, car vous pouvez ajouter des modules supplémentaires en fonction de vos besoins spécifiques. Des mails personnalisés peuvent être envoyés aux différents participants et vous pouvez stocker la vidéo de la réunion dans un espace cloud après la réunion pour conserver une trace de l’échange. LiveStormLogiciel français créé en 2016 par trois associés, LiveStorm est idéal pour les startups qui ont besoin d’un outil capable de suivre leur croissance. En effet, ce logiciel vous donne la possibilité de réunir 100 participants à des réunions en ligne. En outre, l’API de LiveStorm permet à vos développeurs de personnaliser le logiciel pour qu’il corresponde aux besoins de votre entreprise. Possédant une interface agréable, il est simple à prendre en main et dispose d’une sécurité répondant à l’ensemble des normes en vigueur : la RGPD, la norme ISO 27001 ainsi que le protocole webRTC.SkypeToujours aussi populaire, le logiciel Skype est l’un des outils de vidéoconférence les plus utilisés en entreprise. Vous pouvez rejoindre une réunion en quelques instants simplement en vous connectant via un navigateur Web. Inutile d’installer le logiciel sur votre ordinateur. En outre, ce logiciel possède des atouts importants qui le rendent incontournable comme le partage d’écran simplifié, la possibilité de flouter l’arrière-plan, mais aussi, et surtout la capacité de Skype à traduire et sous-titrer les échanges en temps réel. Enfin, étant multiplateforme, Skype est idéal pour pouvoir collaborer sans barrière avec vos partenaires, vos fournisseurs ou vos clients quel que soit leur appareil ou leur écosystème informatique.

Une petite entreprise n’a ni les moyens financiers ni les ressources humaines d’une grande entreprise. Pour cette raison, il est essentiel d’optimiser à la fois le temps et les ressources. À cet égard, les réunions à distance possèdent de sérieux atouts. Pour commencer, elles permettent de grandement réduire les coûts. Au lieu de dépenser inutilement de l’argent, vous vous concentrez sur l’essentiel : l’efficacité. Ainsi, votre entreprise n’a plus à rembourser de coûteux frais de déplacement en train ou en avion, des nuits d'hôtel et de la restauration. En outre, vous participez à réduire l'empreinte carbone de votre entreprise en limitant les déplacements qui peuvent être évités. De plus, vous gagnez aussi un temps précieux. Au lieu de se déplacer jusqu’au lieu de rendez-vous comme lors de réunions physiques, une visioconférence permet à chacun de rejoindre une réunion en quelques secondes partout dans le monde. Vous pouvez ainsi collaborer avec vos collègues, mais aussi échanger avec facilité avec des partenaires de sites distants ou des fournisseurs internationaux.Par ailleurs, cette facilité d’organisation permet d’améliorer la productivité des équipes. En effet, il est bien plus aisé de glisser une visioconférence dans un emploi du temps surchargé.

Pour réussir l’organisation d’une visioconférence, plusieurs conditions doivent être réunies. En premier lieu, il est nécessaire de définir ses besoins et sélectionner un outil parmi les meilleures solutions de collaboration existantes. Tous les logiciels de vidéoconférence ne se valent pas. Par conséquent, ce point est essentiel si vous désirez bénéficier par exemple d’une qualité audio et d’une qualité vidéo à la hauteur de vos attentes.Ensuite, vous devez soigner la présentation de la vidéo. Ainsi, les différents intervenants doivent être dans un lieu silencieux et posséder un équipement audio et vidéo adapté. De plus, ils doivent se tenir à bonne distance de l’appareil pour garantir un résultat optimal. Enfin, si l’appel vidéo nécessite un partage d’écran avec une présentation de produits ou de services, vous devez vous assurer de posséder un logiciel de présentation pertinent tel que PowerPoint ou Google Slide.